DIGITALISIERUNG
Umstellung der Prozesse
In der Vergangenheit war es üblich, auf manuelle sowie papierbasierte Prozesse zu setzen, um Daten mit dem Steuerberater auszutauschen. Dies ist aufgrund der Digitalisierung jedoch nicht mehr erforderlich. Dabei kann die Umstellung von einem manuellen Prozess hin zum digitalen Datenaustausch sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen.
Die Nachteile von manuellen Prozessen
Bei manuellen Prozessen werden Rechnungen, Buchführungsdaten sowie weitere relevante Informationen auf Papier festgehalten und postalisch an den Steuerberater verschickt. Dieses Vorgehen ist äußerst zeitaufwendig und führt zu einer höheren Fehleranfälligkeit. Auch die Bearbeitung verzögert sich zum Teil erheblich. Die große Menge an physischen Dokumenten stellt die Verwaltung vor große Herausforderungen, da alle Informationen stets korrekt und vollständig übermittelt werden müssen. Die Umstellung auf einen digitalen Prozess kann somit jede Menge Zeit und Kosten sparen. Grundsätzlich sollten Unternehmen sich mit der Frage auseinandersetzen, wie sie häufige Fehler in der Buchhaltung umgehen können.
Herausforderungen des digitalen Datenaustausches
Es gibt allerdings auch Herausforderungen beim digitalen Datenaustausch, die Unternehmen unbedingt kennen sollten. Hier ist vor allem das Thema Datensicherheit von großer Bedeutung. Wenn im Rahmen eines digitalen Prozesses sensible Unternehmensdaten über einen elektronischen Kanal übermittelt werden, muss verhindert werden, dass Dritte darauf zugreifen können. Daher muss sichergestellt werden, dass eine sichere digitale Schnittstelle verwendet wird, bei der es zu keinen Datenlecks kommt.
Welche Rolle die DATEV-Schnittstelle spielt
Bei der sogenannten DATEV-Schnittstelle handelt es sich um eine Softwarelösung, die als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberatern agiert. Entwickelt wurde diese von der DATEV eG, die aus einer Genossenschaft von Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und Steuerberatern besteht. Das Ziel dieser Schnittstelle besteht darin, einen sicheren Austausch von sensiblen Unternehmensdaten zu gewährleisten. Zu den relevanten Daten gehören unter anderem Lohnabrechnungen und Buchführungsdaten. Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht einen einfachen Austausch von Daten, da es sich um eine standardisierte Schnittstelle handelt.
Vorteile der DATEV-Schnittstelle
Ein großer Vorteil der DATEV-Schnittstelle besteht darin, dass die Daten ohne Probleme in das System des Steuerberaters integriert werden können. Auf diese Weise lassen sich Daten schnell und effizient austauschen, ohne dass manuelle und somit fehleranfällige Prozesse erforderlich sind. Verzögerungen werden minimiert und der Buchführungsprozess erheblich beschleunigt. Im Rahmen der Automatisierung kommt es seltener zu fehlerhaften Buchhaltungsdaten, da es im Gegensatz zu manuellen Dateneingaben keine Ungenauigkeiten gibt. Die DATEV-Schnittstelle kann Informationen fehlerfrei zwischen den Systemen übertragen. Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Compliance hinsichtlich steuerlicher Vorschriften. Über diese Schnittstelle erfolgt eine standardisierte Datenübermittlung. Hierdurch ist gewährleistet, dass alle relevanten Informationen korrekt und in vollem Umfang übertragen werden. Das ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Buchhaltung, die den Anforderungen von Steuerprüfungen entspricht.
Die richtige Implementierung der DATEV-Schnittstelle
Damit die DATEV-Schnittstelle richtig implementiert werden kann, bedarf es einer Bereitschaft, interne Prozesse umzustrukturieren. An der Erfassung und Übertragung von Daten beteiligte Mitarbeiter sollten im Umgang mit der DATEV-Schnittstelle geschult werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass es im Umgang mit der Software zu keinen Fehlern kommt und dass Sicherheitsrichtlinien berücksichtigt werden. Damit die DATEV-Schnittstelle in die bereits bestehende Softwarelandschaft eines Unternehmens integriert werden kann, sollte die IT-Abteilung mit den Anbietern der DATEV-Software zusammenarbeiten. Dabei sollte die Integration der Schnittstelle nicht ausschließlich auf technischer Ebene erfolgen. Vielmehr muss sichergestellt werden, dass die Schnittstelle effektiv mit anderen Anwendungen und Systemen kommunizieren kann, die ebenfalls vom Unternehmen genutzt werden.
Die Wichtigkeit von regelmäßigen Softwareupdates
Da die DATEV-Schnittstelle kontinuierlich weiterentwickelt wird, sollten Unternehmen dafür sorgen, dass sie immer die aktuellste Version der Software einsetzen. Dementsprechend sind regelmäßige Aktualisierungen erforderlich. Dabei sorgen diese nicht nur für eine Kompatibilität mit neuen Technologien, sondern führen auch zu einer Reduzierung von Risiken, die durch Sicherheitslücken und Fehler entstehen.
