Buchhaltung und Finanzen
Bisher konnten Unternehmen selbst entscheiden, ob sie Rechnungen in Papierform oder digital zustellen. Wer Material sparen sowie auf Druck- und Portokosten verzichten wollte, griff dabei meist auf Dateien im Portable Document Format (PDFs) zurück. Obwohl diese ebenfalls digital verschickt werden, gelten sie laut der neuen E-Rechnungsverordnung allerdings nicht als elektronisches Format, da sie nicht der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese besagt, dass Rechnungen künftig als strukturierter elektronischer Datensatz ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen, was eine ebenfalls elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. PDFs lassen lediglich eine bildhafte Darstellung, jedoch keine Bearbeitung im Sinne der Norm zu.
EU-weit kompatibel
In Zukunft gilt im Rechnungswesen nur noch die Unterscheidung zwischen normkonformen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungsformaten. Dazu zählen sowohl Papierrechnungen als auch andere digitale Formate wie PDF, TIF, JPEG oder DOCX. Damit eine Rechnung der Norm entspricht, muss sie gewisse Vorgaben an Struktur und Kompatibilität erfüllen.
Dies bedeutet, dass sie sowohl immer die gleichen spezifischen Informationen, beispielsweise Betrag, Mehrwertsteuer und Lieferanteninformationen, enthalten als auch durch verschiedene IT-Systeme EU-weit lesbar sind. Darüber hinaus lässt die Norm branchen- und/oder länderspezifische Erweiterungen zu, die als Core Invoice Usage Specification (CIUS) bezeichnet werden – also solche Erweiterungen, die weiterhin die Kompatibilität sicherstellen.
Schrittweise Anpassung
Im behördlichen Bereich ist die E-Rechnung bereits seit 2020 Pflicht. Hier konnten sich die Standards XRechnung im XML-Format sowie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als hybride Form zwischen XML und PDF durchsetzen. Aber auch andere Formate wie FacturX sind zulässig, solange sie der vorgegebenen Norm entsprechen. Mit dem kommenden Jahreswechsel greift im B2B-Bereich grundsätzlich die Pflicht, ein elektronisches Rechnungsformat zu verwenden.
Da dies allerdings mit hohem bürokratischem Aufwand verbunden ist, gelten zunächst einige Übergangsfristen: Für die Jahre 2025 und 2026 sind Papierrechnungen und sonstige digitale Formate – die Zustimmung des Empfängers vorausgesetzt – weiterhin gestattet. 2027 ist diese Zulässigkeit dann an die Höhe des Vorjahresumsatzes geknüpft. Fällt er niedriger als 800.000 Euro aus, ändert sich zunächst nichts, übersteigt er diesen Wert jedoch, dürfen nur noch digitale Rechnungsformate genutzt werden. Schließlich gilt ab 2028 die E-Rechnungspflicht verbindlich für alle Betriebe beziehungsweise Umsätze im B2B-Bereich.
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Zum Autor:
Prof. Dr. Christoph Juhn ist Professor für Steuerrecht, Steuerberater und Gründer der Kanzlei JUHN Partner GmbH Steuerberatungsgesellschaft. Seine Schwerpunkte in der Gestaltungsberatung liegen unter anderem auf Umwandlungen und Umstrukturierungen, dem Unternehmen- und Konzernsteuerrecht sowie im internationalen Steuerrecht.
