STEUERWISSEN
Die korrekte Versteuerung eines Firmenfahrzeugs
In der Regel dürfen Arbeitnehmer den Dienstwagen auch für private Fahrten nutzen. In einem solchen Fall muss der Nutzungswert über den Arbeitslohn versteuert werden. Schließlich handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der durch die Überlassung des Fahrzeugs für private Zwecke entsteht. Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, die angewandt werden können, um den Firmenwagen korrekt zu versteuern. Hierzu zählt neben der 1-%-Regelung auch die Anfertigung eines Fahrtenbuchs. Die Entscheidung für eines von beiden Verfahren wird gemeinsam mit dem Arbeitgeber getroffen.
Wichtig zu wissen ist hierbei, dass die gewählte Methode während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden darf, sofern es sich nicht um ein neues Fahrzeug handelt. Wird der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt, muss dieser grundsätzlich nicht versteuert werden. Allerdings ist dies nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber ein privates Nutzungsverbot ausspricht und dieses auch kontrolliert.
Absetzung von Werbekosten
Wird das Firmenfahrzeug für Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und dem Arbeitsplatz eingesetzt, darf für die Fahrten die Entfernungspauschale angesetzt werden. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil nicht bereits im Vorfeld versteuert und die entsprechende Menge an Lohnsteuer gezahlt hat. In diesem Fall darf die Entfernungspauschale nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden. Arbeitnehmer können das überprüfen, indem sie nach einem entsprechenden Eintrag auf der Lohnsteuerkarte suchen.
Die 1-%-Regelung
Soll der durch die Überlassung des Firmenwagens entstehende geldwerte Vorteil für private Fahrten über die 1-%-Regelung versteuert werden, spielen die privat gefahrenen Kilometer keine Rolle. Das liegt daran, dass eine Pauschale in Höhe von 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat versteuert wird. Hinzu kommt ein Betrag in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.
Für den Fall, dass der Dienstwagen nur selten für Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und dem Arbeitsplatz zum Einsatz kommt, muss nicht unbedingt die Monatspauschale von 0,03 % angesetzt werden. Es besteht stattdessen die Möglichkeit, sich für eine Einzelbewertung der in der Praxis durchgeführten Fahrten zu entscheiden, wobei 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt wird.
Nutzung des Dienstwagens für eine Teilstrecke
Es kommt vor, dass Arbeitnehmer nicht den gesamten Weg von der eigenen Wohnung zum Arbeitsplatz mit dem Dienstwagen zurücklegen, da etwa die Weiterfahrt mittels Zugs ein schnelleres Erreichen der Arbeitsstätte möglich macht. In diesem Fall sind für die Versteuerung lediglich die tatsächlich zurückgelegten Entfernungskilometer relevant. Diese Berechnung ist jedoch an die Voraussetzung geknüpft, dass der Arbeitgeber den Dienstwagen nur für die Teilstrecke bereitstellt. Zudem muss er kontrollieren, ob die Regelung seitens des Arbeitnehmers auch wirklich eingehalten wird. Der Arbeitnehmer muss den Nachweis erbringen, dass ein anderes Verkehrsmittel genutzt wird, um zum Arbeitsplatz zu gelangen. Geeignet hierfür ist die Vorlage einer entsprechenden Bahnfahrkarte.
Einsatz eines Fahrtenbuchs
Die Alternative zur 1-%-Regelung besteht in der Anfertigung eines Fahrtenbuchs. Durch die genaue schriftliche Dokumentation darüber, wann der Firmenwagen für betriebliche und wann für private Zwecke eingesetzt wird, lässt sich die tatsächliche private Nutzung des Fahrzeugs festhalten. Zu den Vorgaben, die der Bundesfinanzhof (BFH) an ein Fahrtenbuch stellt, zählen:
Datum zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
Gesamtkilometerstand am Ende jeder einzelnen Fahrt
Die genaue Reiseroute inklusive Reiseziel und exakter Adresse
Zweck der Reise sowie welcher Kunde oder Geschäftspartner besucht wurde
Wichtig ist, dass die Eintragungen in das Fahrtenbuch zeitnah erfolgen. Zudem darf es sich nicht um eine Ansammlung von losen Blättern handeln; das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form vorliegen. Sollte es sich um ein elektronisches Fahrtenbuch handeln, bei dem die Fahrten mittels GPS aufgezeichnet werden, ist es ausreichend, den Zweck der Fahrt innerhalb eines Zeitraums von sieben Tagen anzugeben.
Auswirkungen der Homeoffice-Nutzung
Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten zum Teil vom Homeoffice aus und fahren daher nicht jeden Tag ins Büro. Möglich ist das aufgrund moderner Softwarelösungen, zu denen unter anderem cloudbasierte Rechnungsprogramme zählen. Auf diese Weise haben Arbeitnehmer auch von der eigenen Wohnung aus jederzeit Zugriff auf relevante Dokumente. Wer oft vom Homeoffice aus arbeitet, sollte sich daher die Frage stellen, ob im konkreten Fall eine Einzelbewertung des Nutzungsvorteils Sinn ergibt. In diesem Fall werden pro Entfernungskilometer nur 0,002 % des Listenpreises berechnet – allerdings auf 180 Tage im Jahr begrenzt.
